[P] SSM și PSI pentru startup-uri în 2026: obligațiile încep cu primul angajat

În primele luni de startup, aproape totul se întâmplă pe repede înainte: produs, clienți, iterații, angajări, contracte, deadline-uri. Tocmai de aceea, multe echipe lasă pe mai târziu o zonă care pare „administrativă”, dar care devine delicată exact când te aștepți mai puțin: SSM (Securitate și Sănătate în Muncă) și PSI/SU (Situații de Urgență).

Există un mit des întâlnit în firmele de birou, IT, marketing, consultanță: „nu avem riscuri, deci nu avem nevoie de protecția muncii”. În realitate, obligațiile nu țin de industrie, ci de faptul că ai oameni care lucrează în firma ta. Iar un control sau un audit nu întreabă dacă ești „la început”, ci dacă poți prezenta documentele și dovezile minimale.

Obligația începe cu primul angajat, chiar dacă ești tu

Cea mai frecventă greșeală este să crezi că SSM și PSI apar abia când firma trece de un prag de angajați. În practică, obligația începe din momentul în care există primul contract de muncă.

Asta include și situația în care antreprenorul este angajat în propria firmă (de exemplu, asociat unic cu contract de muncă). Argumentul „sunt doar eu” nu contează în fața unui control, pentru că se verifică existența evaluărilor, a instruirilor și a măsurilor, nu povestea din spate. Dacă lipsesc, apar sancțiuni și termene de remediere, iar rezolvarea în grabă îți consumă timp fix când ai nevoie de focus pe creștere.

Ce documente îți trebuie minim, ca să fii acoperit

Pentru un startup cu activitate de birou, „minimul” nu înseamnă dosare groase. Înseamnă să ai corect lucrurile de bază și să fie potrivite cu realitatea din firmă. De regulă, aici se blochează echipele:

Evaluarea de riscuri pe posturi. Chiar dacă lucrezi cu laptop și ai colegi remote, trebuie să existe riscuri identificate și măsuri stabilite. Documentul trebuie să fie adaptat activității reale, nu generic.

Instruirile SSM, cu dovadă semnată. Instruirea introductiv-generală și instruirea la locul de muncă sunt esențiale, apoi instruirea periodică, în ritmul stabilit intern. Fără evidență clară, rămâi vulnerabil.

Instrucțiuni simple, dar aplicabile. Pentru birou, contează ergonomia, pauzele, utilizarea echipamentelor electrice, cablurile și prelungitoarele, organizarea spațiului, raportarea incidentelor, regulile pentru deplasări în interes de serviciu.

PSI/SU pe înțelesul echipei. Oamenii trebuie să știe cum se evacuează, ce se face la început de incendiu, ce este interzis (prelungitoare în lanț, blocarea căilor de evacuare, încărcătoare lăsate permanent în priză, improvizații). În funcție de spațiul închiriat, pot exista cerințe suplimentare, dar minimul trebuie să fie coerent și verificabil.

Roluri și responsabilități. Cine ține evidența, cine face instruirea, ce se întâmplă la angajări noi, cum se actualizează documentele. Dacă nu e clar, apar sincope exact în momentele aglomerate.

Soluția modernă: birocrația a devenit digitală și accesibilă

Vestea bună este că gestionarea conformității legale nu mai înseamnă dosare groase, drumuri inutile și timp pierdut. În 2026, multe firme aleg un flux digital care ține lucrurile organizate, ușor de verificat și ușor de actualizat.

Pentru antreprenorii care vor să închidă subiectul rapid și corect, externalizarea către un serviciu de SSM digitalizat este o variantă practică. Platformele moderne ajută la administrarea documentelor online, la urmărirea instruirilor și la obținerea semnăturilor la timp, inclusiv când echipa lucrează hibrid sau remote. În plus, reduci riscul de „versiuni” diferite ale aceluiași document și de lipsă de trasabilitate.

O soluție bună rezolvă însă mai mult decât SSM. Pentru că legislația impune măsuri și pe zona de prevenire a incendiilor și situații de urgență, o ofertă de servicii SSM și PSI integrată te scutește de a lucra cu furnizori diferiți și îți simplifică procedurile atunci când apare un control sau o solicitare de documente. Practic, ai un singur flux, o singură evidență și mai puține puncte unde se pot rupe lucrurile.

Pentru un startup, predictibilitatea contează. Dacă ai deja primul contract de muncă semnat, merită să rezolvi SSM și PSI din timp, cât încă e simplu. Îți protejezi echipa, îți protejezi firma și eviți situațiile în care „urgent” devine mai scump decât „corect, de la început”.

Date de contact: 0726 863 143 / info@serviciuldessm.ro / serviciuldessm.ro