Angajatorii mai au la dispoziție 15 zile pentru a realiza tranziția obligatorie la REGES Online, termenul-limită fiind 31 decembrie 2025. Doi specialiști de la firma de contabilitate D&C Conta, care oferă și servicii de salarizare și administrare de personal, au explicat pentru StartupCafe.ro ce trebuie să știe firmele și salariații în această etapă finală.
Prin OUG 46/2025, termenul pentru trecerea de la Revisal la REGES Online a fost prelungit până la 31 decembrie 2025. Inițial, termenul era 30 septembrie 2025, însă, la mijlocul acestei luni, mai puțin de 25% dintre firme reușiseră tranziția, motiv pentru care Ministerul Muncii a decis prelungirea deadline-ului.
Daniel Sandu, consultant fiscal și expert contabil, managing partner în firma de contabilitate D&C Conta, și Alina Matei, specialist în resurse umane în cadrul aceleiași companii, au explicat pentru comunitatea antreprenorială StartupCafe.ro care sunt noutățile aduse de REGES Online față de Revisal, precum și provocările migrării la noua platformă. Cei doi specialiști au oferit și recomandări pentru angajatori în trecerea la REGES Online și au subliniat sancțiunile pe care le riscă în cazul în care nu se conformează.
Ce aduce nou REGES Online față de vechiul Revisal
- Trecere de la aplicație locală la platformă web: REGES-ONLINE este accesibil online, fără instalare software local (pe fiecare statie de lucru) ca în cazul Revisal și fără obligativitatea generării/transmiterii fișierelor .rvs ca mecanism standard. Vezi AICI mai multe instrucțiuni de la Inspecția Muncii.
- Autentificare modernă: pentru angajatori, accesul se face prin RoeID sau semnătură digitală calificată confirmată la ANAF. Astfel, se înlocuiește vechea autentificare cu user și parolă și procedura de a cere parolă nouă de câte ori se schimba contabilul sau de a trece parola de la un contabil la altul.
- Atenție! Înregistrarea prin RoeID poate dura foarte mult, de la câteva zile la câteva săptămâni, în funcție de cât de ocupați sau cât de dornici de muncă sunt funcționarii din spatele aplicației, pentru că înrolarea în RoeID, departe de a fi automatizată sau gestionată de un agent AI, are în spate o serie de acțiuni umane, atenționează cei doi specialiști.
- Administrare și delegare mai flexibilă: reprezentantul legal/împuternicitul obține acces și poate delega operarea către utilizatori interni sau către prestatori (ex. firmă de contabilitate). Vezi AICI mai multe informații. Avantajul este că știi clar cine are acces și la ce nivel, spre deosebire de situația anterioară în care cine avea parola putea opera orice în Revisal.
- Funcții orientate pe proces: înregistrare/modificare/corecție/radiere salariați și contracte, extrase, notificări, nomenclatoare etc. (Ghid detaliat AICI).
Atenție! Dezvoltatorii aplicației au avut o înțelegere diferită de a profesioniștilor din domeniu a diverselor detalii legate de aceste procese, așa că angajatorii au nevoie de o perioadă de acomodare în utilizarea diverselor funcțiuni (de ex. termenul de la care o modificare produce efecte, o chestiune importantă care dă bătăi de cap utilizatorilor).
Din 1 ianuarie 2026, accesul, respectiv funcționarea „pe vechi”, inclusiv transmiterea fișierelor .rvs prin portalul curent, nu mai este disponibilă. În acest context, specialiștii D&C Conta recomandă angajatorilor să trateze tranziția la REGES Online ca pe un mini-proiect: înrolare - preluare date istorice - completări/validări - proceduri interne - testare operațională. Ghidurile REGES descriu inclusiv secțiuni de preluare a datelor din vechiul sistem HG500/Revisal.
Potrivit experților, înrolarea poate crea probleme și necesită timp, motiv pentru care firmele trebuie să își aloce resurse și să verifice atent fiecare etapă.
Migrarea de la Revisal la REGES Online: Lista principalelor provocări
Migrarea de la Revisal la REGES Online aduce provocări pentru angajatori, una dintre cele mai frecvente fiind legată de calitatea datelor istorice: erori vechi, câmpuri incomplete, contracte cu situații particulare (detașări, suspendări, sporuri, timp parțial etc.) care cer verificare atentă înainte/după preluare.
O altă provocare ține de obligativitatea completării în REGES a unor date care nu au fost inițial cerute prin Revisal. Toate acestea înseamnă timp suplimentar de lucru, respectiv un cost suplimentar pus în sarcina antreprenorilor. Iar cum luna decembrie este foarte scurtă, datorită vacanței de Crăciun, s-ar putea intra în criză de timp, avertizează Daniel Sandu și Alina Matei.
Alte provocări includ:
- Roluri și drepturi de acces: Este dificil de înțeles cum se împart responsabilitățile în funcție de cine se înrolează (reprezentant legal vs împuternicit), cum se deleagă accesul către HR/prestator și cum se controlează responsabilitățile.
- Schimbarea fluxului de lucru: trecerea la platformă web și la autentificare RoeID/semnătură digitală poate necesita adaptare (mai ales pentru companii cu proceduri vechi bazate pe „fișier .rvs + încărcare”). Trebuie alocat timp pentru înțelegerea noutăților și pentru adaptare la noul flux de lucru.
- Presiunea termenului și volumul mare de angajatori: aproape de deadline apar blocaje operaționale, suport tehnic mai solicitat și risc crescut de „implementare pe fugă”.
Recomandări pentru firme: La ce să fie atente
Pe măsură ce termenul-limită pentru tranziția la REGES Online se apropie, specialiștii recomandă angajatorilor să abordeze procesul cu rigoare. Pentru început, ar trebui să stabilească proprietarul proiectului (HR + IT + semnătură digitală/administrator) și un calendar scurt: înrolare, import/preluare, validare, operaționalizare.
Apoi ar trebui să:
- Verifice datele înainte de migrare: lista salariaților activi, tipuri de contracte, suspendări, încetări recente, sporuri, norme etc. Vor avea nevoie de ele la migrare.
- Controleze accesul: cine este reprezentantul legal/împuternicit, câți utilizatori delegați există, ce prestator extern primește acces și pe ce perioadă.
- Documenteze procedura internă: „cine operează / în ce termen / ce verificări se fac / cum se păstrează dovada”. (Foarte important la controalele ITM.)
- Testeze pe 1–2 operațiuni reale (ex. modificare salariu, suspendare, încetare) ca să vadă că fluxul e stăpânit. „Vor vedea că sunt multe de învățat și că multe fluxuri sunt contra-intuitive, ca efect al faptului că dezvoltatorii nu au lucrat cu profesioniști din domeniu”, susțin cei doi specialiști.
REGES Online: Cum se face tehnic înrolarea angajatorilor
Pe scurt, fluxul descris în documentația oficială este:
- Înrolarea este făcută de reprezentantul legal sau împuternicit, pe baza CNP-ului.
- Autentificare prin RoeID sau certificat digital calificat. Încă o dată, atenție la termenele lungi de acordare a accesului prin RoeID și la particularitățile neașteptate ale aplicației (de exemplu, dacă ai primit acces în RoeID dar în termen de 14 zile nu faci nici o operațiune, contul ți se șterge și trebuie să o iei de la capăt cu înrolarea. Poate fi neplăcut atunci când știi că ți-ai făcut cont și încerci să angajezi urgent pe cineva și constați că nu mai e valid contul.)
- În aplicație se depune o cerere de acces la registrul entității, cu identificare (CUI/CIF) și declarație pe propria răspundere privind calitatea.
- Documente doveditoare: în special pentru entități care nu sunt înregistrate la ONRC (ex.: ONG-uri) – ghidul indică încărcarea unor documente relevante (ex. hotărâre judecătorească, certificat de grefă etc.). Atenție că verificarea conformității documentelor o face tot un funcționar, și de multe ori aceleași documente cu același conținut sunt respinse de un funcționar și acceptate de altul. Respingerea unui dosar nu înseamnă neapărat că sunt probleme în documente, ci poate că funcționarul nu a citit pînă la capăt ce i s-a transmis, sau că pur și simplu nu a înțeles ce are în față.
- Ulterior, se pot delega utilizatori (HR intern / prestator extern).
Cerințe tehnice pentru utilizarea REGES Online
Accesul se face online, prin portalul REGES (conexiune web, în mod implicit pe HTTPS), instrucțiunile de conectare fiind disponibile AICI.
Pentru angajatori: e necesar fie cont RoeID, fie semnătură digitală calificată (confirmată la ANAF), în funcție de metoda aleasă. Din nou, atenție că înrolarea în RoeID durează mai mult decât ai putea crede atunci când vorbești de „digitalizare”.
Pentru salariați există și aplicație mobilă și opțiuni de notificare (push/email).
Ce sancțiuni riscă angajatorii dacă nu respectă obligațiile
Potrivit lui Daniel Sandu și Alinei Matei de la D&C Conta, cele mai vehiculate și citate sancțiuni în materialele de specialitate (corelate cu HG 295/2025) sunt:
- Neînregistrarea înREGES-ONLINE în termen: amendă 15.000–20.000 lei.
- Necompletarea unor elemente/ date obligatorii (în special cele care nu existau în Revisal, pentru contractele active la data migrării): amenzi menționate în practică de 5.000–10.000 lei (în funcție de abatere.) Acest lucru este neplăcut, pentru că e vorba de obligații suplimentare ale angajatorilor/departamentelor de HR, deci o sarcină administrativă în plus, un consum de timp semnificativ pentru conformare, sancționată copios în caz de neconformare.
Lista completă a contravențiilor și sancțiunilor este în HG nr. 295/2025, iar exemplele de mai sus sunt cele „critice” discutate cel mai des în spațiul public.
Avantajele REGES Online față de Revisal pentru salariați
Principala noutate a REGES Online în ceea ce privește salariații este accesul direct la propriile date, permițând fiecărui angajat să consulte informațiile încărcate de angajator în registru.
Alte beneficii includ:
- Utilizarea de canale digitale: aplicație mobilă, notificări (push / e-mail) privind modificări asociate CNP-ului.
- Alternative pentru cei fără smartphone/PC: aceștia au la dipoziție un terminal interactiv (kiosk) la sediul ITM, plus opțiunea de validare la ghișeu.
- Salariatul își consultă datele personale din registru și informațiile privind contractele sale (în măsura în care sunt înregistrate de angajator). Corolar. angajatul poate verifica înregistrările făcute de angajator în ceea ce îl privește personal.
Accesul este facilitat prin:
- autentificare RoeID sau (în anumite cazuri) e-mail + parolă, în funcție de asocierea contului - vezi AICI.
- aplicație mobilă + notificări;
- activare la ghișeu ITM / utilizare kiosk, pentru cei fără mijloace digitale.
Noul sistem introduce un grad semnificativ de transparență în relația angajat-angajator în privința acestor înregistrări, spun specialiștii. Inspecția Muncii a publicat pe YouTube și câteva tutoriale video privind noul REGES Online. Vezi AICI lista completă.