Angajatorii care folosesc REGES Online trebuie să fie atenți nu doar la termenele legale de raportare, ci și la modul concret în care sunt operate concediile medicale, delegările către firmele de contabilitate sau HR, corectarea sporurilor și transferurile de contracte.
Inspecția Muncii a centralizat o serie de întrebări și răspunsuri privind problemele întâlnite în utilizarea noului Registru general de evidență a salariaților. Printre situațiile clarificate se numără firmele fără angajați, certificatele medicale succesive, salariații prestatorilor care nu pot vedea firma pentru care trebuie să opereze și datele importate de mai multe ori în platformă.
Concediul medical trebuie transmis în maximum 3 zile lucrătoare
Una dintre cele mai importante schimbări față de vechiul Revisal este obligația de a transmite în REGES Online suspendările contractelor de muncă determinate de concediile medicale.
Potrivit clarificărilor oficiale, transmiterea trebuie făcută în termen de 3 zile lucrătoare de la data la care certificatul medical a fost înregistrat la angajator.
Obligația se aplică începând din momentul în care angajatorul a trecut efectiv de la Revisal la REGES Online. Concediile medicale încheiate înaintea migrării nu trebuie introduse retroactiv.
Angajatul trebuie să prezinte certificatul medical până la data de 5 a lunii următoare celei pentru care a fost acordat concediul, iar termenul de 3 zile al angajatorului se calculează de la înregistrarea documentului.
Pentru operarea suspendării, angajatorul trebuie să intre în secțiunea „Contracte”, să selecteze opțiunea „Suspendare” și să introducă perioada concediului, temeiul legal, numărul certificatului medical și data emiterii sale.
Un nou certificat medical poate necesita o nouă suspendare
Inspecția Muncii explică și cum trebuie procedat în cazul certificatelor medicale succesive.
Dacă angajatorul primește un al doilea certificat, acesta trebuie, în principiu, să înceteze suspendarea inițială și să înregistreze o nouă suspendare pentru perioada noului certificat.
Aceeași regulă se aplică atunci când certificatul este unul inițial, dar are un alt cod de indemnizație: prima suspendare se închide, după care se operează una nouă.
Platforma permite, în anumite situații, și modificarea suspendării existente în cazul prelungirii concediului medical.
Nu toate certificatele medicale trebuie însă raportate ca suspendări. Inspecția Muncii dă exemplul concediului medical care presupune reducerea cu un sfert a timpului normal de lucru sau trecerea temporară în altă muncă. În astfel de situații, contractul nu este suspendat, iar măsura nu se transmite în REGES Online.
Firma fără salariați trebuie sau nu să intre în REGES Online?
Răspunsul depinde de istoricul angajatorului.
O firmă care nu a avut niciodată salariați înregistrați în Revisal și nu are nici în prezent nu este obligată să creeze preventiv un registru. Datele primului angajat trebuie completate și transmise cel târziu în ziua anterioară începerii activității acestuia.
În schimb, angajatorii care au transmis în trecut date în Revisal, dar nu mai au în prezent contracte active, au avut obligația de a trece la noul sistem potrivit regulilor aplicabile migrării la REGES Online.
Contractul individual de muncă al unui nou salariat trebuie transmis cel târziu în ziua anterioară începerii activității, chiar dacă aceasta este o zi nelucrătoare.
Ai delegat firma de contabilitate, dar angajatul prestatorului nu vede registrul
O altă problemă frecventă apare atunci când o firmă deleagă accesul către un prestator extern - de exemplu, o companie de contabilitate, salarizare sau resurse umane - dar salariatul prestatorului nu vede registrul angajatorului.
Inspecția Muncii precizează că simpla delegare a firmei prestatoare nu este suficientă.
Salariatul care va opera în REGES Online trebuie să aibă:
- un cont propriu și activ în platformă;
- un contract de muncă activ la firma prestatoare;
- contractul înregistrat în sistem înaintea acordării delegării;
- drept de acces acordat de reprezentantul firmei prestatoare.
Contul poate fi activat prin semnătură electronică calificată, RoEID sau prin autentificare cu utilizator și parolă, urmată de activarea la inspectoratul teritorial de muncă. În ultima situație, activarea este valabilă 30 de zile.
După ce firma angajatoare deleagă prestatorul, reprezentantul acestuia trebuie să intre în registrul primit, să acceseze secțiunea „Delegare” și să acorde drepturile necesare propriului salariat.
Cererile mai vechi de acces pot bloca delegarea
Platforma poate întâmpina și un conflict între o delegare nouă și o cerere de acces transmisă anterior de aceeași persoană în altă calitate, de exemplu ca împuternicit.
În această situație, dreptul acordat prin delegare poate să nu se activeze corect pentru CNP-ul respectiv.
Soluția indicată de Inspecția Muncii este refacerea delegării firmei prestatoare din contul angajatorului, astfel încât noul drept să înlocuiască cererea mai veche.
Fișierul importat nu transmite automat datele
Angajatorii care folosesc șabloane pentru introducerea mai multor operațiuni trebuie să știe că încărcarea cu succes a fișierului nu înseamnă că informațiile au fost și transmise în registru.
După import, fiecare înregistrare trebuie verificată individual. Utilizatorul trebuie să completeze eventualele informații lipsă și să transmită separat acțiunea dorită, cum ar fi suspendarea, încetarea contractului sau introducerea unui spor.
Inspecția Muncii recomandă ca structura șablonului să nu fie modificată, iar valorile din nomenclatoarele incluse în fișier să fie respectate exact.
Un model oficial de contract individual de muncă poate fi descărcat din secțiunea:
https://reges.inspectiamuncii.ro/modele-de-contracte-de-munca/contract-individual-de-munca
De ce apar mai multe contracte pentru același salariat
În REGES Online pot apărea mai multe înregistrări pentru aceeași persoană sau pentru același contract.
Potrivit explicațiilor oficiale, duplicatele pot fi generate de diferențele existente în datele transmise de-a lungul timpului, cum ar fi:
- numere de identificare diferite;
- date diferite de începere a contractului;
- numere de contract scrise în formate diferite;
- spații suplimentare sau semne de punctuație.
Fiecare variație a fost interpretată de sistem ca o înregistrare distinctă, motiv pentru care același salariat poate apărea cu mai multe contracte active, încetate sau cu situație neclară.
Atenție la modificarea sporurilor
Pentru schimbarea valorii unui spor, utilizatorul trebuie să șteargă linia existentă și să selecteze din nou tipul de spor, introducând noua valoare.
Inspecția Muncii face o distincție importantă între modificare și corecție:
Modificarea adaugă o nouă înregistrare peste cea anterioară, în timp ce corecția înlocuiește ultima stare cu informația corectă.
Corectarea unor sporuri mai vechi trebuie făcută din istoricul contractului și în ordine cronologică. Platforma are și funcția „Gestionează sporuri”, prin care pot fi vizualizate și administrate sporurile transmise anterior, inclusiv cele introduse eronat.
Cum se face transferul unui contract între două entități
Atunci când ambele firme folosesc REGES Online, entitatea de la care pleacă salariatul inițiază operațiunea din meniul „Decizii – Mutare/Transfer”.
Firma care primește contractul găsește solicitarea în secțiunea „Decizii – Mutare/Primite” și o poate verifica și aproba.
Clarificarea oficială menționează și situații tranzitorii în care una dintre entități folosea Revisal, iar cealaltă REGES Online. În prezent, după închiderea vechiului sistem, transferurile curente ar trebui operate direct prin funcțiile noii platforme.
Unde pot cere angajatorii ajutor
Solicitările pot fi trimise direct din aplicație, din zona „Profil – Contact Suport”.
Inspecția Muncii oferă și o adresă separată pentru angajatori, regesonlinesuport.angajator@inspectiamuncii.ro, precum și numărul gratuit 0800 500 166.
Serviciul de suport este disponibil de luni până vineri, între orele 08:00 și 20:00, cu excepția sărbătorilor legale.
Angajatorii pot consulta și secțiunea oficială de întrebări frecvente REGES Online, actualizată de Inspecția Muncii cu explicații pentru problemele întâlnite în utilizarea platformei.