Pe măsură ce o companie crește, apar și tot mai multe instrumente pentru facturare, stocuri, documente, HR, pontaj, clienți sau plăți. Fiecare rezolvă o nevoie punctuală, dar împreună pot crea o nouă problemă: informația este împrăștiată în prea multe locuri.
Ești un norocos antreprenor care are șansa să lucreze la visul lui. Ei bine, la începutul unei afaceri, lucrurile sunt relativ simple. Ai câțiva clienți, câteva facturi, poate un stoc redus și, dacă ești norocos, o echipă mică. O aplicație de facturare, un spreadsheet și un cont de internet banking pot fi suficiente pentru a ține lucrurile sub control.
Indiferent dacă ai o florărie, o croitorie, o sală de fitness sau un service auto, se adună multe task-uri de făcut, mai ales dacă ești administratorul firmei. Începi ușori, îți faci bine treaba și businessul începe să crească. Apar mai mulți clienți, mai multe produse, mai mulți angajați, mai multe documente, livrări, plăți și lista poate continua. Firma începe să folosească un program pentru facturare, altul pentru stocuri, unul pentru HR și pontaj, o soluție pentru CRM și poate încă un instrument pentru documente sau programări.
Fiecare aplicație rezolvă o problemă. Nimic greșit până acum. Dar, problema apare atunci când trebuie să le pui pe toate cap la cap. Pentru că, într-un business care a crescut, nu mai este suficient să știi unde se află fiecare informație. Ai nevoie să înțelegi ce se întâmplă cu firma, în ansamblu.
Când ai prea multe instrumente, dar încă faci lucrurile manual
Acum imaginează-ți o zi obișnuită într-o firmă. Vrei să vezi dacă există facturi care trebuie urmărite, dacă au intrat anumite plăți, dacă există probleme în stoc, dacă toate documentele sunt în regulă și dacă sunt lucruri urgente în zona de HR.
Dacă informațiile sunt în cinci sau șase sisteme diferite, trebuie să intri în fiecare dintre ele. Mai mult, uneori aceeași informație trebuie introdusă manual în mai multe locuri. Asta înseamnă că digitalizarea a rezolvat o parte din problemă și datele nu mai sunt pe hârtie, dar nu a rezolvat neapărat și problema procesului.
Așa că, în loc să elimine munca administrativă, o parte din ea s-a mutat în fața ecranului. Și de aici apare o întrebare importantă pentru antreprenorii care își dezvoltă compania: ce urmează după ce ai digitalizat fiecare proces în parte? Răspunsul nu este neapărat încă o aplicație. Poate fi un sistem care să le conecteze.
De la „unde este informația?” la „ce necesită atenție?”
Facturi într-un program, stocuri în Excel, pontaj, documente în emailuri și WhatsApp. Îți sună cunoscut? Ar fi minunat un sistem în care procesele sunt conectate. Într-o companie, antreprenorul nu are nevoie să știe doar câte facturi sunt emise sau câte produse există în stoc. Are nevoie să știe dacă există ceva care îi cere atenția acum. Pentru a putea prioritiza ceea ce este cu adevărat important și urgent.
Aceasta este una dintre ideile din spatele Quanty.ro, o platformă pentru administrarea firmei care aduce într-un singur sistem procese precum facturarea, stocurile, documentele, HR-ul și pontajul, CRM-ul și clienții, plățile, livrările sau programările.
Dashboard-ul principal include zone precum „Necesită atenție” și „Stare operațională”, care centralizează situațiile ce necesită intervenție. În loc ca administratorul să verifice separat facturi, plăți, documente, stocuri sau alte module pentru a-și da seama dacă există probleme, platforma aduce aceste informații în prim-plan și indică lucrurile care trebuie rezolvate.
Informațiile relevante sunt aduse în prim-plan, astfel încât administratorul să poată vedea mai rapid ce trebuie verificat sau rezolvat. Iar aici se schimbă și perspectiva asupra digitalizării. Nu mai este vorba doar despre a avea informația într-un format digital, ci despre a reduce timpul necesar pentru a înțelege ce se întâmplă în companie.
Ce face un sistem în care procesele sunt conectate
Pentru o companie mică sau medie, un astfel de sistem trebuie să rezolve câteva probleme foarte concrete.
1. Aduce informația într-un singur loc
În loc să cauți informații despre facturi într-o aplicație, despre stocuri în alta și despre angajați într-un al treilea sistem, procesele pot fi gestionate dintr-o singură platformă.
2. Reduce introducerea repetată a datelor
Una dintre cele mai neproductive activități din administrarea unei firme este introducerea aceleiași informații de mai multe ori. Pentru un business în creștere, aceasta nu este doar o chestiune de confort. Înseamnă mai puțin timp consumat cu operațiuni repetitive și mai puține situații în care o informație poate fi introdusă greșit.
3. Conectează procesele
O factură nu este doar o factură. Poate avea legătură cu un client, o comandă, un produs din stoc, o livrare și, în final, o plată. Când aceste procese sunt gestionate separat, omul trebuie să facă legătura dintre ele. Dar, când sunt conectate într-un sistem, o parte din această muncă poate fi făcută automat. Quanty include, pe lângă modulele de administrare, funcții precum plăți prin link, livrare/AWB, programare online, API și integrări.
4. Automatizează ce este repetitiv
Un antreprenor nu ar trebui să își consume timpul verificând manual, în fiecare zi, aceleași lucruri care pot fi automatizate. Automatizarea poate însemna mai puțini pași intermediari și un flux de lucru mai simplu. Iar aici apare una dintre cele mai importante promisiuni ale digitalizării pentru IMM-uri: nu doar să faci lucrurile mai repede, ci să fie nevoie de mai puțină muncă pentru a le face.
Digitalizarea folositoare nu înseamnă să ai 20 de aplicații
Pe măsură ce compania crește, apar și provocările, iar ecosistemul de aplicații trebuie și el administrat - parole, conturi, exporturi, importuri, abonamente, date duplicate, procese care nu comunică între ele.
De aceea, digitalizarea unei firme poate avea două etape diferite: digitalizarea proceselor și conectarea proceselor - faci astfel încât informațiile să circule între ele și să poți vedea mai ușor imaginea de ansamblu.
Pentru multe IMM-uri, acesta poate fi următorul pas logic. Nu să mai cumpere un instrument pentru o problemă punctuală, ci să se uite la modul în care toate aceste instrumente și procese funcționează împreună.
Quanty - de la program de facturare, la platformă pentru administrarea firmei
Quanty poate fi privit în acest context ca un exemplu al acestei abordări. Platforma nu este construită doar în jurul facturării, ci include într-un singur ecosistem funcții pentru facturare și e-Factura, stocuri și gestiune, documente, HR și pontaj, CRM și clienți, plăți prin link, livrare/AWB și programare online, precum și API și integrări.
Punctul de legătură dintre aceste funcții este dashboard-ul și informația operațională pe care o poate vedea administratorul, iar ideea centrală este una simplă: software-ul ar trebui să ajute antreprenorul să înțeleagă businessul, nu să-i ofere încă o listă de locuri în care trebuie să caute informații. Pentru un business aflat în creștere, răspunsul la această întrebare poate face diferența între o colecție de aplicații și un sistem care chiar lucrează împreună cu echipa.
Articol susținut de Quanty.ro