Ministerul Muncii a pus joi în dezbatere proiectul de ordin privind procedura de acces în noul Registru general de evidență a salariaților - Reges Online, care vizează angajatorii și salariații.
Este vorba despre procedura de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din Registrul general de evidență a salariaților – Reges Online. Documentul conține informații precum:
- categoriile de angajatori care trebuie să completeze și să transmită în noul Registru elementele contractului individual de muncă, privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea acestuia;
- condiții pentru unitățile fără personalitate juridică ale angajatorilor;
- completarea și transmiterea datelor în Registru și termenul pentru angajatori;
- autorizarea accesului la Registrul unui angajator;
- obținerea de extrase din Registru de către salariați;
- date referitoare la perioada de tranziție de la modul de transmitere a datelor în registru cu utilizarea de fișiere “RVS” generate din Revisal la noul sistem informatic Reges Online.
Ce trebuie să știe angajatorii
Potrivit proiectului de ordin al Ministerului Muncii, următoarele categorii de angajatori au obligația de a utiliza Reges Online:
a) persoane fizice sau juridice de drept privat;
b) instituții/autorități publice/alte entități juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;
c) misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanțele organizațiilor internaționale acreditate în România, institutele culturale și reprezentanțele comerciale și economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local, care are cetățenia română sau pentru străinul cu drept de muncă în România.
În ceea ce privește unitățile fără personalitate juridică ale angajatorilor - sucursale, agenţii, reprezentanţe, puncte de lucru sau alte asemenea unităţi fără personalitate juridică -, acestea au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite Registrul, dacă sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiţii:
a) au primit delegare de competenţă pentru încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractelor individuale de muncă;
b) au primit delegare de competenţă pentru completarea și transmiterea datelor în Registru
Angajatorii trebuie să știe că pot desemna unul sau mai mulți salariați care să completeze, transmită și prelucreze datele în Registru. Desemnarea se face prin decizie scrisă de către angajator.
Ei au și opțiunea de a contracta serviciul de completare și transmitere a datelor în Registru, prin încheierea de contracte de prestări servicii cu prestatori.
„Prestatorii contractați de către angajatori desemnează prin decizie scrisă salariați proprii pentru completarea și transmiterea datelor în Registru”, conform proiectului de Ordin.
Autorizarea accesului la Registrul unui angajator, se face după cum urmează:
a. pentru reprezentanții legali ai angajatorilor înregistrați la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) autorizarea se realizează automat de către sistem, prin verificarea în RECOM a calității solicitantului.
b. pentru reprezentanții unităților fără personalitate juridică, care au primit delegarea dreptului de a încheia, modifica, suspenda și înceta contracte individuale de muncă și a dreptului de completare și transmitere a datelor în Registru, la nivelul unității, autorizarea se face prin prezentarea acestora la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială se află unitatea sau prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: actele care dovedesc calitatea solicitantului, Certificatul de Înregistrare Fiscală a sucursalei, certificat ONRC angajator - părinte, delegarea dreptului de a transmite datele în Registru.
c. pentru reprezentanții legali ai angajatorilor neînregistrați la ONRC, autorizarea se face prin prezența la inspectoratul teritorial de muncă în a cărui rază teritorială se află unitatea sau prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv, Certificatul de Înregistrare Fiscală, actul care atestă calitatea de reprezentant legal a solicitantului.
d. pentru împuterniciții desemnați de reprezentanții legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face cu prezentare la sediul inspectoratului teritorial de muncă sau încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: certificat de înregistrare la ONRC sau Certificatul de Înregistrare Fiscală, hotărârea judecătorească de înființare sau alt act constitutiv, împuternicire notarială pentru solicitant.
e. pentru împuterniciții desemnați de reprezentanții legali ai angajatorilor cu capital de stat, prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformității cu originalul, și anume: act constitutiv, act care atestă calitatea reprezentantului legal, Certificatul de Înregistrare Fiscală și împuternicire semnată digital de către reprezentantul legal sau împuternicire notarială pentru solicitant.
Angajatorii sunt obligați să se înregistreze în noul Registru în termen de 6 luni de la intrarea în vigoare a HG-ului nr. 295/2025 privind trecerea de la Revisal la Reges Online. Aceasta a fost publicată în Monitorul Oficial pe 30 martie, astfel că termenul limită de înregistrare în Reges Online este 30 septembrie 2025.
„În termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților - Reges Online, angajatorii au obligația de a completa și transmite în Registru toate elementele contractelor individuale de muncă active la data accesării Registrului, care nu se regăsesc în sistemul informatic care face obiectul soluției tehnice pentru transmiterea 5 datelor în registru de către angajatori (Revisal), prevăzut de art. 10 din Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților”, conform documentului.
Totodată, angajatorii care NU au fost înregistrați în Revisal o pot face exclusiv în noul Registru general de evidenţă a salariaţilor.
Angajatorii care au transmis date în Registru, anterior datei intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025, pot transmite în continuare fișiere generate din aplicaţia Revisal, atât online, cât și la ghișeele inspectoratului teritorial de muncă, doar până la data înregistrării în platforma Reges Online, fără a depăși termenul de 6 luni, respectiv fără a depăși data de 30 septembrie 2025.
La data în care Ordinul va fi publicat în Monitorul Oficial și va intra, astfel, în vigoare, se vor sista operațiunile de eliberare nume de utilizator și parolă pentru transmiterea fișierelor generate din aplicaţia Revisal și serviciile de recuperare informații în vederea refacerii bazei de date Revisal, angajatorii având posibilitatea utilizării noului sistem Reges Online.
Indiferent de modul de transmitere a datelor în Registru de către angajatori, salariații vor putea obține extrase din Registru în urma înrolării în Reges Online.