[P] e‑Transport: reguli de raportare pentru transporturile interne și internaționale

Dacă expediați sau primiți marfă în România ori peste graniță, raportarea în RO e‑Transport face parte din rutina operațională. Sistemul ANAF urmărește transporturile rutiere de bunuri cu risc fiscal ridicat și toate transporturile internaționale, iar lipsa codului UIT poate duce la amenzi și blocaje în trafic.

În acest ghid găsiți pașii practici pentru raportarea corectă a transporturilor interne și internaționale, explicați pe înțelesul antreprenorilor și al profesioniștilor financiar-contabili. Pentru situații particulare, verificați legislația actualizată pe site-ul ANAF și discutați cu un contabil autorizat.

Ce înseamnă raportarea în RO e‑Transport

RO e‑Transport este platforma electronică prin care declarați datele unui transport înainte ca vehiculul să plece la drum. Sistemul generează un cod unic UIT, pe care șoferul trebuie să îl dețină pe toată durata deplasării în România. Autoritățile verifică în timp real existența și valabilitatea codului, precum și transmiterea datelor de poziționare GPS.

Obligația de raportare revine, în majoritatea cazurilor, furnizorului sau beneficiarului din România, în funcție de tipul operațiunii: livrare internă, achiziție intracomunitară, import sau export.

7 pași pentru raportarea corectă a transporturilor

1. Determinați tipul transportului

Înainte de orice, stabiliți dacă transportul este:

• intern, cu bunuri cu risc fiscal ridicat (de exemplu legume, băuturi alcoolice, îmbrăcăminte);
• intracomunitar (achiziție sau livrare în UE);
• import sau export.

Pentru transporturile interne, declarați doar bunurile cu risc fiscal ridicat dacă depășiți pragurile legale (vehicul peste 2,5 tone și marfă peste 500 kg sau 10.000 lei). Pentru transporturile internaționale, raportați toate tipurile de bunuri, indiferent de categorie.

2. Adunați documentele necesare

Pregătiți din timp documentele comerciale și de transport:

• contractul sau comanda;
• factura sau avizul de însoțire a mărfii;
• documentul de transport (de exemplu CMR, reglementat prin Convenția CMR);
• documentele vamale, în cazul importurilor sau exporturilor.

Factura trebuie să conțină date corecte privind cantitatea, valoarea și codurile NC (Nomenclatura Combinată). Dacă valorile din factură diferă de cele declarate în e‑Transport, sistemele ANAF pot semnala neconcordanțe.

3. Identificați obligațiile și formularele aplicabile

Accesați Spațiul Privat Virtual (SPV) și selectați serviciul RO e‑Transport. Stabiliți clar cine declară transportul: furnizorul, beneficiarul sau comisionarul vamal, conform documentelor.

Dacă utilizați un program de facturare integrat, cum este modulul de e-Transport in SmartBill, puteți transmite datele direct din aplicație prin API, reducând introducerea manuală și riscul de erori.

4. Completați declarația cu atenție

Introduceți în sistem:

1. Datele expeditorului și beneficiarului.
2. Tipul operațiunii (intern, achiziție/livrare intracomunitară, import/export).
3. Datele despre bunuri: denumire, cod NC, cantitate, valoare.
4. Locul de încărcare și descărcare.
5. Datele transportatorului și ale vehiculului.
6. Data estimată a începerii transportului.

Verificați fiecare câmp înainte de transmitere. O cifră greșită la valoare sau la numărul de înmatriculare poate invalida transportul la control.

5. Verificați coerența datelor

Comparați informațiile din e‑Transport cu cele din factură, aviz și CMR. Este util să aveți o procedură internă prin care departamentul comercial transmite datele către logistică și contabilitate înainte de generarea codului UIT.   

Corelați și cu alte raportări, precum e‑Factura sau declarațiile Intrastat (pentru schimburi intracomunitare peste pragurile statistice). Datele trebuie să fie consecvente în toate sistemele.

6. Depuneți declarația și generați codul UIT

Transmiteți datele înainte de punerea în mișcare a vehiculului sau înainte de intrarea în România, după caz. Sistemul generează codul UIT, valabil:

• 5 zile calendaristice pentru transporturi interne;
• 15 zile calendaristice pentru transporturi internaționale.

7. Arhivați documentele conform termenului legal

Păstrați declarațiile, confirmările de transmitere și documentele aferente pe perioada prevăzută de legislația fiscală și contabilă (de regulă 10 ani pentru documente financiar-contabile). În cazul unui control, veți putea demonstra rapid conformarea.

Erori frecvente și cum le evitați

Cele mai întâlnite probleme apar din:

• generarea codului UIT după plecarea vehiculului;
• declararea greșită a tipului de transport;
• omisiunea bunurilor cu risc fiscal ridicat dintr-un transport mixt;
• neactualizarea datelor dacă se schimbă vehiculul.

Stabiliți responsabilități clare, verificați pragurile legale înainte de fiecare transport și actualizați periodic procedurile interne, mai ales după modificări legislative.

Aplicând acești pași, veți gestiona raportarea în e‑Transport mai organizat și veți reduce riscul de sancțiuni.