Semnarea documentelor nu mai este legată de hârtie şi prezenţă fizică. Sistemul Electronic de Semnare la Distanță aduce avantaje clare față de semnarea tradițională, atât pentru companii, cât și pentru persoane fizice.
Ce înseamnă semnătura electronică la distanță
Este procesul prin care documentele sunt semnate electronic, de oriunde fără nevoia de imprimare, semnare fizică sau scanare.
Cadrul legal în România și UE
UE – Regulamentul eIDAS
- Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS – electronic IDentification, Authentication and trust Services) stabilește că semnăturile electronice nu pot fi refuzate legal doar pentru că sunt în format electronic.
- eIDAS defineşte trei tipuri de semnătură electronică: simplă („simple electronic signature” – SES), avansată („advanced electronic signature” – AES), calificată („qualified electronic signature” – QES).
România
- Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturilor electronice, a ștampilelor de timp și serviciilor de încredere conexe – intrată în vigoare pe 8 octombrie 2024. Această lege înlocuiește/abrogă Legea 455/2001, Legea 451/2004 și Ordonanța 38/2020.
- Legea 214/2024 aduce clarificări privitoare la efectele juridice ale semnăturii electronice avansate sau calificate: documentele semnate astfel au valoare probatorie similară cu semnăturile olografe în toate situațiile prevăzute de lege.
Evoluția la nivel global
- În SUA, există ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act), din anul 2000, care garantează validitatea legală a semnăturilor electronice și documentelor electronice în tranzacții interstatale și internaționale.
- Numeroase alte țări au adoptat legi și reglementări care consolidează utilizarea semnăturilor electronice – definiţii, criterii de autentificare, standarde tehnice etc.
- În UE, trecerea de la Directiva 1999/93/EC la Regulamentul eIDAS în 2014 a reprezentat un punct de cotitură: de la legislaţii naţionale divergente către un cadru uniform, aplicabil direct în toate statele membre.
Beneficii & avantaje (actualizate incluzând și legalitatea)
- Legalitate și certitudine juridică
- Conform legii, toate semnăturile electronice au valoare legală.
- Documentele semnate electronic sunt admise ca probe juridice, într-un litigiu sau procedură oficială, fără a fi necesară semnătura fizică.
- Reduceri semnificative de costuri
- Eliminarea hârtiei, imprimantei, tonerului, transportului sau curieratului.
- Reducerea costurilor de arhivare fizică.
- Mai puține cheltuieli cu erorile de proces și retrimiteri în cazul în care documentele lipsesc sau nu sunt complet semnate.
- Viteză și eficiență sporită
- Semnarea poate dura câteva minute și poate fi făcută atât pe dispozitiv tip desktop sau laptop cât și direct de pe telefonul mobil.
- Fluxuri de lucru digitale, automatizare, echipe, semnături multiple.
- Siguranță și integritate
- Identificarea semnatarului, protecția datelor, criptografie, certificate digitale etc.
- Detectarea modificărilor ulterioare asupra documentului (hash-uri, semnături digitale)
- Trasabilitate și audit
- Istoric digital cu data, ora semnăturii, cine a semnat, în ce ordine etc.
- Ușor de verificat în caz de dispute
- Accesibilitate și flexibilitate
- Semnare de la distanţă: acasă, birou, călătorii.
- Compatibilitate cu dispozitive multiple: PC, laptop, tabletă, smartphone
- Sustenabilitate și imagine
- Mai puțină hârtie folosită → impact ecologic redus.
- Imagine modernă, tehnologică, eficientă pentru companie
De ce Sistemul Electronic de Semnare la Distanță prin eSemneaza.ro este o alegere solidă
Adaug câteva puncte specifice ce pot fi incluse pentru a scoate în evidență eSemneaza.ro:
- Se aliniază cu legea românească și eIDAS: oferă semnături conforme legal, certificate digitale, etc.
- Oferă variante diferite de semnare (simplă cu certificat și semnare avansată cu OTP) în funcție de necesități.
- Servicii de arhivare și stocare securizată conforme cerințelor legale.
- Flux de semnare intuitiv, care permite semnare de la distanță fără proceduri complicate.
- Interconectare cu alte aplicații IT prin intermediul API.
Semnarea documentelor prin eSemneaza.ro se realizează utilizând o semnătură electronică standard, îmbunătățită cu elemente suplimentare de încredere și securitate, inclusiv aplicarea standardului PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) pentru conformitate legală și protecție sporită. Platforma oferă și opțiunea de semnare electronică avansată cu OTP (One-Time Password), asigurând un nivel ridicat de securitate și accesibilitate.
Alegeți eSemneaza.ro pentru a proteja mediul, a susține antreprenoriatul local și a vă transforma afacerea într-una modernă și eficientă.
Articol susținut de eSemneaza.ro