Încă o obligație pentru angajatorii din România: aceștia vor trebui să se înroleze într-un nou Spațiu Privat Virtual (SPV) al Inspecției Muncii, care va deveni canalul oficial de comunicare dintre inspectoratele teritoriale de muncă și angajatori.
Prin intermediul platformei vor putea fi transmise atât documentele emise de inspectoratele teritoriale de muncă, cât și cele solicitate angajatorilor în cadrul controalelor, a precizat inspectorul general de stat Dantes Nicolae Bratu, în cadrul congresului HRNext, desfășurat la București, pe 16 octombrie.
„SPV-ul nu este un portal în plus. Este canalul unic prin care se va purta întreaga corespondenţă dintre angajator şi inspectoratul teritorial de muncă”, a declarat Dantes Nicolae Bratu.
Obligația va fi stabilită printr-un act normativ în curs de pregătire, iar termenele de înrolare vor fi anunțate ulterior.
Inspecția Muncii susține că prin această măsură, relația dintre angajatori și inspectoratele teritoriale de muncă se va muta, etapizat, într-un singur canal electronic, iar ținta finală este eliminarea totală a hârtiei din această relație.
Potrivit inspectorului general de stat Dantes Nicolae Bratu, REGES-ONLINE a demonstrat că o migrare la scara întregii economii este posibilă și că angajatorii o pot parcurge. Același model va fi urmat și la pasul următor.
Cum se va face implementarea noului SPV al Inspecției Muncii
Darea în folosință a SPV va fi însoțită de un act normativ, aflat în prezent în pregătire, care va stabili obligația de înrolare a angajatorilor și termenul până la care aceasta trebuie îndeplinită - după modelul deja parcurs la REGES-ONLINE.
Potrivit unui comunicat al Inspecții Muncii, prin acest SPV vor circula documentele în ambele sensuri, într-un singur loc, trasabil și cu dată certă:
- dinspre inspectoratul teritorial de muncă: procese-verbale de control, măsuri dispuse și termene de conformare, procese-verbale de cercetare a evenimentelor, avize și notificări și orice alte documente prevăzute de actele normative.
- dinspre angajator: documentele solicitate pentru efectuarea controlului, dosarul de cercetare a evenimentelor aflate în competența proprie, documentația supusă avizării, răspunsuri, clarificări și dovada realizării măsurilor, orice alte solicitări adresate de către persoanele fizice și juridice inspectoratelor teritoriale de muncă.
Implementarea noului sistem va avea loc în mai multe etape.
Calendarul prezentat are patru pași: adoptarea actului normativ, darea în folosință a SPV, înrolarea etapizată a angajatorilor în intervalul stabilit prin lege și, ca țintă finală, relația fără hârtie.
În paralel, Inspecția Muncii va folosi platforma SIAMC 2.0, care va ajuta la gestionarea electronică a documentelor. Până la termenul stabilit, cele două canale vor coexista.
„Noua platformă de lucru care va fi utilizată în activitatea inspectoratelor teritoriale de muncă - SIAMC 2.0, aduce documente electronice semnate electronic, comunicare în timp real, management electronic al documentelor, găzduire în infrastructura STS și o arhitectură pe servicii independente, care permite extinderea ulterioară fără reconstruirea sistemului”, precizează Inspecția Muncii. „Sistemul SIAMC 2.0 unifică și digitalizează integral relația dintre angajatori și inspectoratele teritoriale de muncă, introducând înrolarea obligatorie și controlul inteligent bazat pe analiza automată a riscului. Proiectul finanțat prin PNRR elimină definitiv birocrația pe hârtie și deplasările la ghișee”, mai spune Inspecția Muncii.
„Controlul orientat pe risc nu înseamnă mai multe controale. Înseamnă controale mai bine țintite. Un angajator care își ține documentele în ordine are tot interesul ca sistemul să poată vedea asta”, a spus Dantes Nicolae Bratu.
Platforma analitică recalculează periodic indicatorii de risc și corelează informațiile colectate online cu datele existente în sistemele instituției. Inspectorii vor avea acces mobil la aceste informații direct în timpul controlului.
Ce trebuie să facă acum angajatorii. Recomandările Inspecției Muncii
Inspecția Muncii recomandă angajatorilor să se pregătească pentru utilizarea viitoarei platforme.
„Angajatorii vor câștiga eliminarea deplasărilor la sediul inspectoratului, comunicare cu dată certă, istoricul relației cu inspectoratul într-un singur loc și un control mai bine țintit”, spune Inspecția Muncii.
Pregătirea poate începe înainte de publicarea actului normativ:
- semnătură electronică calificată pentru persoana care reprezintă societatea;
- o persoană desemnată și un punct de contact clar pentru relația cu inspectoratul;
- documentele de securitate și sănătate în muncă și cele de personal în format electronic;
- date de identificare și de contact actualizate.