Cum organizezi prezența online a companiei tale: Sfaturi practice plus un plan de organizare

Sursa imagine

Cât de bine organizat este business-ul tău în mediul online? Știi cine, la ce conturi are acces, atât din firma ta cât și dintre colaboratori? Știi unde sunt fișierele sursă (editabile) pentru proiectele tale online? Te invit să acorzi puțin timp și să inventariezi prezența online a business-ului tău. Iată câteva propuneri despre ce ar trebui să ai în vedere în acest proces de organizare internă.

Odata cu inceputul anului, vine momentul pentru revizuirea activitatii din anul anterior, dezvoltarea unor strategii de business / marketing / etc. si organizarea lucrurilor pentru o buna functionare pe termen mediu si lung.

De cele mai multe ori, atunci cand incepem sa lucram cu un client nou, unul dintre cele mai consumatoare de timp procese initiale este descoperirea datelor de acces necesare pentru preluarea activitatii si a materialelor deja existente, in format editabil. Cine la ce conturi are acces, unde sau la cine sunt parolele pentru anumite domenii / CMS-uri / pagini Social Media; unde sunt fisierele sursa pentru bannere sau pentru alte materiale…

Asa cum in viata personala incerci sa fii cat mai organizat, sa iti aranjezi documentele importante, la fel si in viata online ai nevoie de o structura clara. Ce castigi daca acorzi putina atentie la inceputul acestui an pentru a te organiza?

Ai mereu o lista clara cu tot ce este important referitor la prezenta ta online si care sunt datele de acces de care ai putea avea nevoie;
Poti verifica tot timpul ce se intampla in campaniile online / ce se intampla cu statisticile website-ului, intelegand astfel ce se intampla cu bugetele investite in mediul digital;
Reduci riscul pierderii anumitor date sau conturi dependente de un anume angajat / coleg / furnizor, care, atunci cand pleaca, poate lua toate informatiile dupa el si iti poate bloca anumite parti din activitate.

I. Organizare generala

Recomandarile noastre:

1) Creeaza o baza de date cu toate parolele si informatiile legate de domeniile web pe care le detine compania ta, care sa contina, pentru fiecare domeniu in parte:

data inregistrarii,
persoana responsabila,
e-mailul de acces,
parola,
data expirarii,
factura (numar, suma).

Nu uita ca anul acesta, in luna martie, domeniile .ro se vor liberaliza, iar perioada lor de deținere va deveni anuala!

2) Creeaza o serie de adrese de e-mail generale, pe care sa le folosesti in diverse scopuri:

office @ numesiteultau . ro – probabil deja o ai pe aceasta – recomandarea noastra este sa o consideri o adresa generala de acces care poate fi folosita de mai multe persoane din compania ta (de exemplu de catre manageri, dar poate si de catre un office manager), prin urmare tot ce tine de date de business sensibile efectiv: comenzi, contracte sau altele, muta-le pe o alta adresa unde aveti acces doar tu si persoanele de interes business (ex. contracte @ numesiteultau . ro sau comenzi @ numesiteultau . ro sau altele) - Nu da acces la aceste adrese de e-mail catre niciun furnizor!
marketing @ numesiteultau . ro sau media @ numesiteultau . ro – adresa pe care iti recomandam sa o folosesti pentru orice activitate de marketing, la care sa aiba acces colegii de la marketing (poti creea pe ea conturi de LinkedIn / Facebook / Twitter / Instagram sau altele, cu admin acces la paginile de companie). Nu acorda acces la aceste adrese de e-mail catre furnizori decat daca este necesar (de exemplu pot avea nevoie de o astfel de adresa pentru campaniile SEO). Si ai grija sa ai control asupra ei!
tech @ numesiteultau . ro sau webmaster @ numesiteultau . ro – pentru gestiunea tuturor aspectelor tech (vezi mai jos);
una sau doua adrese de Google Account pentru Adwords / Analytics / YouTube/ Google Maps / Google My Business - de ex numebusiness @ gmail . com sau numebusinessads @ gmail . com.

Asigura-te ca la adresele de mai sus ai control master (n.r. - control total) si le poti reseta oricand parolele, chiar daca cineva le-a schimbat, dar si ca ai back-up-uri pe o adresa si un numar de telefon la care au acces doar persoanele esentiale (de exemplu back-up la adresa de Google Account catre cea de office)!

3) Creeaza o baza de date cu datele de acces la site / site-uri. Structura minimala este recomandabil sa contina pentru fiecare site in parte:

cont de admin la cPanel si orice alte detalii de hosting;
cont de admin la platforma de editare continut (fiecare cu link de accesare, user / e-mail si parola).

Recomandarea noastra este sa te organizezi astfel:

1 cont de cPanel al tau (este bine sa ai contact direct cu compania de Hosting sau, daca pachetul de hosting face parte dintr-un pachet mai mare de servicii ale unui furnizor IT, sa te asiguri ca ai contul pe numele si pe datele tale);
conturi de admin la FTP, SQL: unul al tau, asociat unei adrese de tipul office @ numesiteultau . ro ale carui date le tii private si unul al colaboratorului tau pe zona de tech, asociat unei adrese de tipul webmaster @ numesiteultau . ro sau numefurnizor @ numesiteultau . ro, ale carui date le impartasesti cu furnizorul tau;
conturi de admin la consola de admistrare a continutului pentru site: unul al tau, asociat unei adrese de tipul office @ numesiteultau . ro, ale carui date le tii private, si unul al colaboratorului tau pe zona de tech, asociat unei adrese de tipul webmaster @ numesiteultau . ro sau numefurnizor @ numesiteultau . ro, ale carui date sa le impartasesti cu furnizorul tau.

Toate celelalte conturi este bine sa aiba drepturi restrictionate! Nu da acces de admin oricui si oriunde!

II. Organizarea conturilor Google

1) Google Analytics

Instaleaza si configureaza corect Google Analytics pentru site-ul / site-urile tale:

creeaza un cont de Google Analytics pe adresa aleasa (ori cea de la marketing sau de office, daca ai e-mail-urile prin Google Account, ori pe o adresa de Gmail de tipul numebusiness @ gmail . com);
in acest cont, creeaza cate o proprietate pentru fiecare dintre site-uri;
pentru fiecare proprietate, iti recomandam sa creezi cel putin 2 view-uri: unul master (la care nu se aplica nicio modificare) si unul main (care se va folosi constant in lucru, cu filtre, goals si orice alte setari).

Anumitor angajati / colegi / furnizori cheie, le poti oferi acces de admin la intregul cont, dar atentie, nu prin dezvaluirea datelor de acces cu e-mail si parola asociate contului, ci adaugandu-i ca utilizatori la cont, cu drepturi depline (Admin / Account / User Management / Add New User cu permisiuni depline, mai putin cea de Manage Users). Tuturor celorlalti acorda-le acces doar la nivel de proprietate.

2) Google Search Console

Creeaza contul pe aceeasi adresa pe care ai si contul de Analytics si adauga-i ca Owneri (Manage Property / Add or Remove Users / Manage Property Owners) doar pe actorii cheie mentionati mai sus. Pe restul, adauga-i ca utilizatori normali.

!Atentie! – la punctele 1 si 2 – majoritatea agentiilor care respecta bunele practici iti creeaza ele aceste 2 conturi – ai grija sa le creeze pe adresele tale de e-mail, pentru tine, nu pe adresele lor. Daca nu le creeaza ei, roaga-i sa te ajute, pentru ca daca nu ai statistici corecte despre website, nu poti lua decizii de business corecte in privinta acestuia.

Stim ca poate parea dificil, dar ai grija ca fiecare dintre website-urile tale sa aiba o proprietate in contul tau de Analytics si sa contina in codul sursa tracking-code-ul Google Analytics. Daca nu le aveai pana in acest moment, poti oricand porni de la 0, cu mentiunea ca vei pierde istoricul de date, caci acesta nu se transfera intr-un cont nou!

3) Google Adwords

Daca vrei sa faci campanii Google AdWords, asigura-te ca ai contul tau, ca si companie. Creeaza acest cont pe adresa de marketing sau de office, daca ai e-mailurile prin Google Account, ori pe o adresa de Gmail de tipul numebusiness @ gmail . com.

Odata creat acest cont, oricarei agentii cu care doresti sa colaborezi ii poti oferi acces normal sau de admin prin MCC-ul de agentie (MCC = My Client Center - orice agentie sau freelancer specialist PPC care cunoaste si stie avantajele lui ar trebui sa aiba unul). Accesul se acorda astfel:

Pasul 1: trimiti catre colaborator codul de client format din 10 caractere, de tipul xxx-xxx-xxxx;
Pasul 2: acesta solicita acces la contul tau prin MCC-ul sau;
Pasul 3: ii aprobi accesul din sectiunea Account Settings / Account Access / Client Managers.

In situatia in care ai colegi / angajati care lucreaza cu Google Adwords, le poti oferi acestora acces in cont din sectiunea Account Settings / Account Access / Users with account access, cu diverse nivele de acces.

Acorda atentie acestor aspecte de baza, deoarece banii tai de pe card se vor cheltui in campaniile AdWords! Am intalnit de prea multe ori deja urmatoarea situatie: clientii au lucrat in trecut cu niste colaboratori care au gestionat campaniile AdWords in contul propriu, nu in cel al clientului - clientul nu avea acces la statistici si vira bugetele media catre colaboratori, nu catre Google, fiind asigurat ca astfel are costuri mai mici per click sau bonusuri de la Google.

Atentie! In afara de bonusul initial pentru crearea unui cont nou (care poate varia intre 200-300 RON, nu mai mult, indiferent de cat de mult buget media cheltui), Google NU acorda bonusuri sau conditii financiare speciale preferentiale. Orice campanie AdWords a ta trebuie sa se intample in contul tau, in care ai atasat un card - virezi banii direct catre Google. In plus, contul AdWords se poate integra cu Google Analytics. Astfel, te poti asigura ca ai acces la statistici corecte si poti verifica oricand ce se intampla in cont.

In contul de Adwords, Google recomanda sa promovezi un singur website. Tocmai din acest motiv, nici nu poti acorda acces preferential la cont (cum poti de exemplu in Analytics sa gestionezi multiple site-uri, adica proprietati). Prin urmare, vei avea nevoie de cate un cont individual de AdWords pentru fiecare website in parte. Te poti gandi la asta de la inceput, atunci cand creezi si adresa de e-mail necesara. Ce poti face insa este sa obtii, la nivel global, o singura factura de AdWords pentru toate site-urile care au conturi si pentru care rulezi campanii.

4) Pentru restul de produse Google, respectiv: Google My Business (care controleaza prezentele pe Google Maps, Google+, Google Photos si YouTube), creeaza-ti un Google Brand Account, de preferat pe aceeasi adresa de e-mail pe care ai si conturile de Analytics si AdWords. Ai grija ca adresa de pe care il creezi sa ramana Primary Owner!

Din Google Brand Account, poti controla ce permisiuni acorzi si catre cine din Manage Permissions. Iti recomandam sa acorzi permisiuni de Communications Managers pentru majoritatea celor carora le dai acces (ai grija sa ii cauti dupa adresele de e-mail, pentru a fi sigur ca le acorzi acces pe adresele de e-mail dorite).

YouTube – poti opta sa iti faci un cont de YouTube pentru toate site-urile, cu diverse playlist-uri sau conturi separate pentru fiecare site in parte. Gandeste strategia de la inceput!
Google Maps – iti recomandam ca din acelasi cont de Google My Business sa plasezi pe harta locatii pentru fiecare magazin / birou de interes. Deoarece ai deschis deja contul de Brand Account cu adresa folosita si pentru AdWords, iti va fi usor sa integrezi locatiile si in campanii pentru a le afisa adresa in anunturile platite din motorul de cautare Google!

III. Organizarea altor conturi social media

1) Facebook

Daca ai pornit initial cu un utilizator „fake” de Facebook, pe care l-ai transformat in Pagina la un moment dat, inseamna ca ai si date de log-in separate pentru el – si le poti folosi pentru acces de admin la pagina respectiva.

!Atentie! Nu divulga aceste date colaboratorilor sau intern. Acelasi lucru se aplica si pentru Ad Account, odata creat.

Pentru orice Pagina de Facebook, exista mai multe tipuri de a acorda acces fara a furniza adresa de e-mail si parola, cel mai simplu fiind cel din Settings / Page Roles / Assign New Page Role, unde poti adauga utilizatori de Facebook cu acces de Admin, Editor, Moderator, Advertiser, Analyst sau Live Contributor. Tot de aici, o agentie poate cere acces prin contul lor de Facebook Business Manager, iar tu il poti accepta.

Cel mai bine este sa iti creezi un cont de Business Manager cu adresa de e-mail generala de marketing, iar in Business Manager poti apoi asigna roluri de angajat sau partener pentru oricine doresti. Prin Business Manager poti controla Pagini, Ad Accounts, Pixeli si Feed-uri de produse pentru business-urile tale.

!Atentie! Acorda acces de Employee angajatilor si acces de Admin la cat mai putine persoane. Un Admin iti poate sterge Business Manager-ul!

Daca pornesti de la 0, porneste din Business Manager si ai grija sa iti creezi toate proprietatile pe adresele tale si doar sa le dai acces celorlalti la ele (in special colaboratorilor)!

Daca ai deja mai multe pagini sau conturi de advertising, fa un inventar al tuturor, aduna-le intr-un Business Manager, deconecteaza-i pe toti care nu mai au nevoie de acces la ele, iar celorlalti seteaza-le permisiunile potrivite! Ar fi pacat sa construiesti o pagina de Facebook si sa o cresti ani de zile, iar apoi sa te trezesti fara acces la ea peste noapte.

Tot sistemul actual al Facebook este putin confuz, dar daca esti organizat si metodic, sigur vei reusi sa faci ordine, iar atunci vei vedea ca totul este mult mai logic si mai usor de administrat!

2.) Linkedin

Pentru aceasta platforma, cel mai simplu este sa iti creezi un user dummy, pe o adresa generala precum cea de marketing, care sa fie admin la orice pagina de companie / cont de advertising doresti sa creezi, iar apoi sa dai acces preferential colegilor si colaboratorilor. E cel mai simplu sa tii totul contralizat.

!Atentie! – se apropie cu pasi repezi luna mai 2018, cand va trebui sa fii conform cu prevederile regulamentului GDPR. Discutie lunga! Poate vrei sa vorbesti cu un jurist despre asta. Daca nu te informezi, chiar si tu poti primi sanctiuni si amenzi, avand in vedere ca multe practici cu care poate te-ai obisnuit (de exemplu oferirea unui e-book contra adresei de e-mail si a numarului de telefon) nu vor mai fi acceptate.

Recomandarile aceastea se pot aplica punct cu punct pentru companiile cu un numar de pana in 50 de angajati. Totusi, poti incerca sa replici modelul la nivel departamental, daca lucrezi sau ai o companie cu sute de angajati.