Aplicaţia care te lasă să îţi muţi biroul oriunde - un startup născut într-o şcoală nonformală de IT din Bucureşti

Dacă de mâine n-ar mai exista birourile cum ar funcţiona firmele? – o întrebare la care doi tineri antreprenori spun că au găsit răspunsul. Paul Apostol și Lucian Ghindă lansau în urmă cu patru ani o şcoală de IT neconvenţională, unde cei pasionaţi de programare învaţă gratuit să devină specialişti în domeniu. În timp şcoala lor s-a transformat şi într-un accelerator de startup-uri şi acolo a apărut ideea de a crea un birou virtual. Cum funcţioneză acest proiect şi ce promite să aducă nou într-o piaţă suprasaturată de platforme de comunicare.

DevAcademy este o organizaţie fondată de cei doi antreprenori, ambii IT-şti de profesie, care oferă cursuri de formare, gratuite, pe diferite domenii ale tehnologiei, celor pasionaţi de această industrie şi care vor să devină specialişti în domeniile respective.

Echipa organizaţiei este formată din 60 de oameni, jumătate dintre ei mentori voluntari care predau programare cursanţilor din DevAcademy. Aceşti mentori sunt oameni cu cel puţin 6 ani de experienţă în domeniile lor, care predau aici motivaţi doar de pasiune pentru profesie şi din dorinţa de a descoperi oameni la fel de pasionaţi ca ei pe care să îi inveţe ceea ce ei ştiu deja.

Cei care se înscriu pentru cursurile de formare trec printr-un proces de selecţie destul de riguros, pentru ca aceşti mentori să poată să îşi formeze echipe cu oameni buni, capabili să înveţe cât mai repede, explică cei doi fondatori ai academiei.

O serie de cursuri durează 7 luni, grupurile sunt formate din 15 studenţi pregatiţi de trei sau patru mentori din domeniile pentru care s-au înscris. Anual, între 75 şi 100 de cursanţi trec pragul acestei şcoli informale.

Academia organizează şapte clase pentru următoarelele domenii: limbaj de programare Ruby on Rails, pe zona de mobile, unde se ţin cursuri pentru iOS si Android, graphic design, sisteme de operare şi management de produs.

DevAcademy este un program de formare care merge pe câteva linii paralele astfel încât la final formăm o echipă care să susţina un proiect tehnologic web cap coadă, explică Paul Apostol.

Nu există o taxă de participare, singurul criteriu de selecţie ţine de capacitatea şi cunoştinţele participanţilor, dar şi mindsetul lor. Nu am gândit proiectul acesta ca pe un business, dar bineînteles că avem nevoie de un venit, pe care dacă nu am reuşi să îl facem ar însemnă că ceva nu facem bine în tot acest proiect. Până la urmă misiunea noastra de învăţare este să fim adaptaţi la piaţă şi să fim relevanţi, a mai adăugat fondatorul DevAcademy.

Drept urmare, dincolo de partea de cursuri, ei au creat în cadrul organizaţiei două direcţii, pe care le putem numi de business, prin care aceasta se poate monetiza. Una este un accelerator de startup-uri, unde absolvenţii DevAcademy vin cu idei de proiecte, pe care încearcă apoi să le transforme în startup-uri, iar cealaltă linie este una de servicii, în care cei din organizaţie şi absolvenţii fac diferite produse IT pentru a sprijini digitalizarea firmelor mici din România.

Cum a apărut DevStation - biroul virtual

În cadrul acceleratorului s-a născut şi ideea biroului virtual.

Ni se întamplă adesea să avem atât de multe limitări din cauza lipsei de spaţiu. Cursurile noastre au loc seara, uneori e greu să găsim locurile potrivite unde să le putem ţine. Şi până la urmă ne-am gândit să facem ce facem noi deobicei, să ne oprim impulsul de a le face ca toţi ceilalţi şi să încercăm ceva diferit.

Aşa a apărut DevStation, gândindu-ne cum să facem ca biroul nostru să nu mai fie nevoit să ţină cont de toate restricţiile. Şi am zis hai să facem un birou virtual. Acesta concurează cu biroul fizic. Aşa că ne-am gândit: ce reprezinta biroul fizic pentru oameni? Este un spaţiu în care te vezi faţă în faţă cu oamenii, iar acest aspect este foarte important, atinge o componentă socială a noastra, de apartenenţă la un grup şi a trebuit reprodusă în biroul virtual – aşa am reuşit să setam un ton de comunicare video pe acest birou virtual.

Apoi, ne-am dat seama că există spaţiu funcţional – adică avem camere unde putem să vorbim despre un proiect, aici videocall-ul le rezova pe toate. Setăm întâlniri ca şi cum am fi în spaţiu fizic doar că fiecare este în locul lui. De asemenea, avem o parte de catalogare pentru documente – există camere virtuale pentru fiecare departament şi fiecare link al documentelor îl pui în camera care trebuie şi sunt mult mai uşor de găsit astfel documentele. Am recreat aceste funcţionalităţi ale biroului fizic şi am ajuns la particularităţile la care biroul virtual merge mult peste ce poate un birou fizic să facă. Spre exemplu, ai posibilitatea să fii în două locuri diferite în acelaşi timp - atât “la biroul virtual” cât şi în Cluj la event-ul de programare, apoi nu mai pierzi vremea pe drum, timp care atât pentru angajat cât şi pentru companie înseamnă bani. Şi acestea sunt doar câteva dintre funcţionalităţile platformei.

Apoi, nu toţi sunt la fel de productivi în aceleaşi spaţii, unii sunt mai productivi în cafenele, alţii acasa, alţii la mare, pe plaja. Ca să intri într-un birou nu mai trebuie sa fii la o adresă anume, poti să îţi “instalezi” biroul unde vrei, povesteşte Paul Apostol.

Platforma pe care funcţionează acest birou virtual, pe care ne-au prezentat-o cei doi antreprenori, are o interfaţă similare cu cea a Facebook, realizată astfel în special pentru ai ajută pe utilizatori să se familiarizeze mult mai uşor cu o astfel de aplicaţie.

Dar cu toată muncă de programare din spatele acestei platforme, fondatorii ei spun că de fapt ea reprezintă abia 10% din întreg succesul proiectului.

Este esenţială, bineînteles că fără ea nu ai putea să implementezi proiectul, dar să obţii productivitatea angjaţilor la distanţă – ceea ce este o provocare foarte mare în prezent, pentru că încă se observă o productivitate scăzută a celor care lucrează de acasa –, partea de proceduri şi de setare a mentalităţii sunt cheia. Rezultatul poate fi foarte bun după ce toate aceste sunt implementate corect şi se ajung să se maturizeze, adaugă Lucian Ghinda.

Proiectul este alcătuit din platforma în sine, metodologia de implementare – care este cea mai grea pare a proiectului, susţin creatorii proiectului, şi apoi partea de mentenanţă - unde trebuie să măsori şi să urmăreşti datele generate de aciţiunile utilizatorilor pentru a aduce îmbunătăţiri, unde e cazul.

Platforme similare mai există în piaţă, Slack, Workplace by Facebook, Teams, Trello, Jira, Google Drive, Skype. Însă cei de la DevAcademy vor să lanseze un pachet de Virtual Office – după cum îl numesc ei, începând cu toamna aceasta, care să vină şi cu celelalte laturi ale proiecutlui: implementare şi mentenanţă.

Virtual Office face switch la mindsetul modului de lucru pe care îl știm acum și va facilita tranziția companiilor de la un sistem clasic- program 9 la 5 - la un model digital, unde productivitatea și motivația primează.

Produsul va muta, în timp, toate procesele unei companii în mediul virtual, în timp ce spațiul fizic va ajunge să aibă un rol de suport pentru susținerea activității din biroul virtual, mai spun creatorii lui.

Cât despre partea de monetizare, ei îşi propun să perceapă o taxă iniţială de implementare şi apoi o taxă de mentenanţă.

Ne imaginăm o tranziţie către birourile virtuale în care birourile fizice îşi vor reinventa funcţionalitatea, spun cei doi fondatori DevAcademy, încurajaţi că ideea lor poate avea succes de povestile unor mari companii de technologie care au renunţat la birourile clasice pentru că angajaţii au preferat să lucreze de acasa.

Un exemplu în acest sens este cel al Automattic, compania care deţine Wordpress, care a renunţat la clădirea de birouri din San Francisco, după ce cei 550 de angajaţi au ales să lucreze de la distanţă, de altfel o practică atât de întâlnită în companiile IT.

Totuşi, ei recunosc că, cel puţin pe piaţa din România, rămân câteva provocări importante pe care speră să reusească să le depăseasca: compensarea interacțiunii fizice, decuplarea legăturii dintre productivitate și spațiu formal, de birou: Cât timp ai disciplină și focus, poți lucra de acasă, din parc, din vacanțe, ori de pe drum, comunicare prin video-uri: E dificil, la început, pentru o persoană tehnică să treacă peste blocajul de a se expune prin materiale interactive, poze, video.